Bár a modern technológiák gyakorlatilag semmibe vitték az episztoláriumi műfajt a magánéletben, és gyakorlatilag leállítottuk a leveleket a barátoknak, ismerősöknek és rokonoknak, az üzleti levelezés továbbra is releváns. Az üzleti levél ugyanis jogi dokumentum, csakúgy, mint a többi megfelelően végrehajtott és aláírt megállapodás. Ezért mindenkinek, aki hivatalos feladatai részeként levelezéssel dolgozik, meg kell tanulnia a levelek írását.
Utasítás
1. lépés
Ha megállapodtunk abban, hogy az üzleti levél dokumentum, akkor annak kialakításának meg kell felelnie a dokumentumokra vonatkozó összes szabványnak és követelménynek. A szervezet fejlécére, egy szabványos A4-es írópapírra van írva. Hagyományosan a betűkészlet Times New Roman vagy Arial méretű 12. A bal oldali margó 3 cm, a jobb oldalon 1,5 cm.
2. lépés
Az űrlapnak tartalmaznia kell az összes szükséges információt az Ön által képviselt szervezetről: név, jogi cím, banki adatok és kapcsolattartási faxok, telefonok, e-mail címek.
3. lépés
A bal oldalon jelölje meg a levél tárgyát, próbálja beilleszteni egy rövid mondatba. A jobb oldalon írd meg, kinek szól a levél - a címzett neve, kezdőbetűi, beosztása, a szervezet neve és címe. Kezdje az összes üzleti levelet "Kedves …" címmel a címben, feltétlenül írja be a címzett nevét és védőszavát.
4. lépés
Mielőtt elkezdenél levelet írni, fókuszálj és fontold meg, milyen gondolatot, javaslatot vagy információt szeretnél eljuttatni a válaszadódhoz. Meg kell értenie azokat a hosszú, zavaros és összefüggéstelen leveleket, amelyeket senki sem akar elolvasni.
5. lépés
Annak érdekében, hogy a legelső mondatok után a leveled ne kerüljön a kukába, vagy leiratkozással leérjen, mutasd be a szövegedet logikai sorrendben, úgy, hogy minden következő mondat az előző folytatása és új jelentéssel legyen töltve. Egy ilyen levelet érdeklődéssel olvasunk. Ezenkívül próbáljon meg 1 köteten belül maradni. Ez azt jelzi, hogy képes-e röviden és világosan kifejezni gondolatait, ami azonnal vonzza az ön címzettjét.
6. lépés
A levél szövegében szentelje az első bekezdést a kérdés, a feladat rövid ismertetésének, és jelölje meg annak okát, ami miatt szükséges a megoldása. Ezután fejtse ki gondolatait ebben a kérdésben, tegyen javaslatokat vagy csak a szükséges információkat. Összegzésként vonjon le következtetéseket és ismertesse a javaslat elfogadásának előnyeit, vagy röviden elemezze a fent bemutatott információkat.
7. lépés
Aláírja a levelet, adja meg aláírásának átiratát, amely feltünteti a beosztást és a telefonszámot.
