A videokonferencia szempontjából számos dolog fontos. Meg kell megfelelően konfigurálnia a berendezést. Fontos az is, hogy mindent jól megszervezzünk, ügyelve arra, hogy a konferencián mindenki más rendben legyen a hanggal és a videóval.
Utasítás
1. lépés
Legkésőbb 24 órával korábban kezdje el a komoly videokonferencia előkészítését. Ellenőrizze a hardvert, minden működik? Ehhez indítson teszt videohívást. Nem szabad elhalasztania a berendezés tesztelését estére, a legjobb, ha reggel. Ha hirtelen problémákat fedez fel, akkor egy napon belül képes lesz megbirkózni velük: vegye fel a kapcsolatot a technikusokkal és utasítsa őket a probléma megoldására.
2. lépés
Készítse elő a tárgyalót. Telepítse a fényképezőgépet úgy, hogy ne fényezzen rá közvetlen fény. Ellenőrizze a kép minőségét. A legjobb konferenciát mesterséges megvilágítás mellett tartani, mivel az ablakokba bejutó nappali fény intenzitása nagymértékben függ az időjárástól. A világítás bekapcsolásával beállíthatja a kamerát, hogy másnap csak bekapcsolja, anélkül, hogy aggódna miatta.
3. lépés
Csatlakoztassa a mikrofont, és ellenőrizze, hogy van-e hang és elég jó hang. Lehet, hogy a sziszegés vagy a sípolás csökkentése érdekében módosítania kell a mikrofon EQ-ját. Tegye meg előre, ne halassza el a konferencia napjáig. Győződjön meg róla, hogy minden működik. Állítsa be a mikrofon hangerejét úgy, hogy nyugodtan beszélhessen anélkül, hogy felemelné a hangját, és mindenki tökéletesen hallaná.
4. lépés
Mindenképpen hívjon meg technikust videokonferenciára. Ha ennek ellenére valami nem sikerül (elvégre bármi megtörténhet), akkor segít a probléma gyors orvoslásában. A videokonferencia megszakításainak és problémáinak leggyakoribb oka éppen mindenféle technikai probléma.
5. lépés
Ellenőrizze az összes felszerelést néhány perccel a konferencia kezdete előtt. Előfordulhat, hogy a résztvevőket előzetesen fel kell hívni, hogy megbizonyosodjanak róla, hogy ők is jól teljesítenek.
6. lépés
Tartsa tiszteletben a videokonferencia etikettjét. Az első lépés az összes érintett bemutatása. Ha a konferencia több szálból áll, jelöljön ki minden csoportba egy-egy elnököt, aki megadja a szót az előadóknak, irányítva a folyamatot, hogy mindenki ne próbáljon egyszerre felszólalni.
7. lépés
Ne feledje, hogy Ön, mint konferencia-előadó, reflektorfénybe került. A tárgyalóteremben nincsenek emberek körülötted, de van kamera, ezért figyeld a viselkedésedet és a gesztusaidat. Ha kikapcsolja a hangot a zaj csökkentése érdekében, értesítse a többi felet. Ha bármilyen probléma merül fel a kapcsolattal, maradjon nyugodt és mosolyogjon. Ne légy ideges.